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zoom RSS Becky! Tips (2)

<<   作成日時 : 2006/08/04 23:59   >>

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以前、PC上のメーラ Becky!のTipsをご紹介しました。

今度は、「メール受信箱を空にする方法」という記事を読んで、上記Tipsを発展させたので、ご紹介したいと思います。

その前に、まずは上記記事の要約を。
この記事では、処理していないメールを無くすために、受信箱を空にすべきであると言っています。読んだメールを、つど、ActionArchiveHoldゴミ箱の4つに下記のルールで分類整理しつつ、移動していく。
  • 返信またはアクションが必要なメッセージで、それが1分でできるなら、その場で済ませてメッセージはArchiveへ移動する

  • 1分で終わらないアクションが必要なメッセージは、Actionへ移動

  • 数日中に再度閲覧する可能性が高い情報を含むメッセージは、Holdへ移動

  • いずれ参考にする可能性のある示唆に富んだメッセージは、Archiveへ移動

  • 利用価値ゼロのメッセージはゴミ箱へ移動

これを私なりにカスタマイズしてみました。 (文章で書くとややこしいが実は簡単です)
使うフォルダは「草稿箱」「Hold」「フォロー」「受信箱」「ゴミ箱」の5個。 機能が多いので、フォルダの数も少し多め。
  • 返信またはアクションが必要なメッセージは、すぐには終えられないものも含め、まずはすぐに返信を書き始める。 そして、それが1分でできるなら、その場で送信/削除してしまう。 (元のメッセージはArchiveフォルダへいれたりせず、気にせずそのまま。理由は後術)

  • 1分で終わらないアクションが必要なメッセージは、自分への指示などのメモを書いて、「草稿箱」へ。
    • これが上記の「Action」にあたる。 つまり、「草稿箱」がゼロになっていたら、ToDoがゼロと思えばよい。

    • 「Action」へ移動するに比べ、操作性が良い。 当然、草稿なのでメッセージの移動等ではなく、普通に送信すれば勝手にメッセージが減る。 また、長くかかるものもすぐ終わるものも初動動作が同じなのも混乱が少ない。
    ここまでは、前回のTipsと同じです。
  • 数日中に再度閲覧する可能性が高い情報を含むメッセージは、必要に応じて自分への指示メモを追記して自分宛(To)に送信。 これは自動振り分け機能で「Hold」へ格納されるようにする。
    • 返信・アクションが必要なメッセージと同じ初動動作で操作性が良い。(とにかく気になったら返信ボタンを押せばよい。)また、メモも追記できる。

  • 自分が出したメールで、重要な回答を待つなどフォローが必要なものは、自分をCcへ入れて送信。 これは自動振り分けで「フォロー」へ格納(コピー)されるようにする。
    • 上記記事の方法では、送信箱を漁る必要がある。 私の方法なら、「フォロー」内のメッセージをチェックするだけでよく、フォローが終わったら消し込んでいけば要フォローメッセージが無くなったかどうかも容易に分かる。

  • 「受信箱」は空にはせず、代わりに未読ゼロを目指す。
     本文を読んで利用価値ゼロと思っても、いずれ参考にすると思っても、特に何もしない。

    • 受信メールの大半は、上記記事で定義する「Archive」か「ゴミ箱」であり、多量になると移動操作が苦痛である。これを既読になったから処理済みということで厳密に分けずにおけば非常に省力化になる。(「Archive」も、目視で探すことはなく、検索で探すので、分ける必然性が低い。)

  • タイトルだけみて読み飛ばしたものは、「ゴミ箱」へ。
    • 本文を読み飛ばしたものは、検索も有効に掛けられない可能性があり(検索キーワードが思いつかない)、一つ一つ漁る可能性があるので「ゴミ箱」に分けておく。

    • 受信メールをチェックし終わり、最後にタイトルだけ見て開かなかったメールを未読メール選択で一括選択して削除すればよいので操作も簡単。

Becky!の場合、草稿フォルダは常に格納メッセージ数が表示される。 「Hold」「フォロー」は、自動振り分けで移動され、タスクが終わるまで見に行かないので、未読としてメッセージ数が表示されている。 このような工夫により、上記の紹介記事に比べて少ない操作量で、同等以上の効果をあげることができる。 っと思っている^^;;。

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